Прежде всего Оглавление 4 Ответы на вопросы для сомневающихся 2 - страница 17

Прежде всего Оглавление 4 Ответы на вопросы для сомневающихся 2 - страница 17

^ Страх №1: «Дорогой, ты что, купил Порше в Китае?»
Я уверен, что у Вас могут быть свои страхи. У Якобса они, конечно, были:

Мои аутсорсеры теперь знают опасно много обо мне - не только моё расписание, но и мой холестерин, мои проблемы бесплодия, мой номер социального страхования, мои пароли (включая тот, который является детским обзывательством). Иногда я волнуюсь, что я не могу уйти от своих аутсорсеров, или я закончу с расходами в 12000 долларов на моей карте MasterCard за Луи Вьюитон в Анантапуре.

Хорошие новости заключаются в том, что неправильное использование финансовой и конфиденциальной информации – редкость. Во всех интервью, которые я провел для этой части книги, я смог найти только один случай информационного злоупотребления, и я искал долго. Это было связано с перегруженным работой виртуальным помощником в США, который нанял фрилансера в последний момент.

Запомните следующее – никогда не используйте только что нанятых на работу сотрудников. Запретите виртуальным помощникам, которые работают с маленькими задачами, заключать субподрядный договор на работу с непроверенными внештатным сотрудникам без Вашего письменного разрешения. Более уважаемые и высокоуровневые фирмы, «Brickwork» в примере ниже, имеют меры по безопасности, которые граничат с чрезмерностью и делают совершенно элементарным обнаружение злоумышленников в случае нарушения:

• Служащие подвергаются проверкам данных и подписывают NDAs (соглашение о неразглашении) в соответствии с политикой компании поддержания конфиденциальности информации клиента

• Электронная карта доступа для входа, и выхода

• Информация о кредитной карте вводится только избранными наблюдателями

• Вынос бумаги из офисов запрещен

• VLAN-доступ ограничен между различными командами; это гарантирует, что нет никакого несанкционированного доступа к информации между людьми различных команд в организации

• Регулярные отчёты об использовании принтера

• Накопители на гибких дисках и порты USB - отключены

• Сертификат «BS779» для окончательного соответствия международным стандартам безопасности

• 128-битовая технология шифрования для всего обмена данными

• Защищают VPN-соединения


Держу пари, что есть шанс, что уязвимые данные в 100 раз более защищены в «Brickwork», чем на Вашем собственном компьютере.

Однако, об информационном воровстве обычно думают как о неизбежности в цифровом мире, и предосторожности в связи с минимизацией негативных последствий должны быть всегда у вас в памяти. Есть два правила, которые я использую, чтобы минимизировать повреждения и иметь возможность быстрого ремонта.

  1. Никогда не используйте дебетовые карты для сделок онлайн или с удаленными помощниками. Обратить несанкционированные действия по кредитной карте, особенно American Express, является делом безболезненным и даже мгновенным. Восстановление фондов изъятых с Вашего текущего счета через несанкционированное использование дебетовой карты занимает множество часов в одной только бумажной волокиты и может занять месяцы, чтобы сделать это, если это вообще одобрят.

  2. Если Ваш виртуальный помощник будет получать доступ к вебсайтам от Вашего имени, создайте новый уникальный логин и пароль, который будет использоваться на этих сайтах. Большинство из нас использует одни и те же логины и пароли на большом количестве сайтов, и эта предосторожность ограничивает возможные проблемы. Проинструктируйте их использовать эти уникальные логины, чтобы создать аккаунт на новых сайтах если нужно. Отметьте, что это особенно важно, когда Вы используете помощников, у которых есть доступ к онлайновым коммерческим сайтам (разработчики, программисты, и т.д.).

Если воровство информации или личных данных не поразило Вас, то это ещё случится. Используйте эти руководящие принципы, и когда это случится, Вы поймете, что точно так же как большинство кошмаров, это не такая уж и большая беда и это вполне обратимо.


^ Сложное искусство простоты: Частые жалобы
Мой помощник - идиот! Ему потребовались 23 часа, чтобы назначит интервью! Это точно была моя первая жалоба. 23 часа! Я был накален до предела. Оригинал моего письма этому первому помощнику выглядел достаточно понятным.

Дорогой Абдул,

Вот первые задачи, которые должны быть сделаны к концу следующего вторника. Пожалуйста звони или пиши, если у тебя возникнут любые вопросы:

  1. Посмотри эту статью http://www.msnbc.msn.com/id/12666060/site/newsweek/, найди контакты данные – телефон/e-mall/сайт Кэрол Милиган, и Марка и Джули Счекели. Также найди ту же информацию о Робе Лонге здесь http://www.msnbc.msn.com/id/l2652789/site/newsweek/

  2. Назначь 30-минутное интервью с Кэрол, Марком и Джули, и Робом Лонгом. Используйте www.myevents.com (имя пользователя: нереально, пароль: непытайсяподобрать), чтобы добавить их в мой календарь на следующую неделю в любое время между 9-21 по восточно-американскому времени.

  3. Найдите имя, электронную почту, и телефон (телефон наименее важен) рабочих в США, которые договорились о соглашениях об удаленной работе (дистанционный доступ к рабочему месту) несмотря на противостоящих им начальников. Те, кто путешествовал вне США, являются идеальными кандидатами. Другими ключевыми словами могут быть «teleworking» и "telecommuting". Важным фактором является то, что они провели переговоры с трудными начальниками. Пожалуйста пошли мне ссылки на их профили или напиши параграф, описывающий, почему они подходят под описанные выше характеристики.

Жду возможности увидеть то, что Вы можете сделать. Пожалуйста напиши мне письмо, если ты не понимаешь или если у тебя есть вопросы.

Всего лучшего,

Тим

Правда в том, что я ошибался. Это не хорошее требование для первой работы, и я сделал фатальные ошибки даже прежде, чем написать письмо. Если Вы – эффективный человек, но Вам непривычно давать команды, знайте, что большинство проблем в начале – Ваша ошибка. Заманчиво сразу же показать пальцем на кого-то еще и напыжиться, но большинство новых начальников повторяет те же ошибки, что сделал я.

^ 1. Я принял первого человека, которого мне предоставила фирма и не сделал никаких специальных запросов в начале.

Просите кого-то, кто обладает "превосходным" английским языком и указывайте, что будут нужны звонки по телефону (даже если не будут). Быстро требуйте замену, если есть повторяющиеся проблемы в коммуникации.

^ 2. Я дал неточные указания.

Я попросил, чтобы он назначил интервью, но не указал, что это было необходимо для статьи. Он принял решение, основываясь на работе с предыдущими клиентами, что я хотел нанять кого-то и он растрачивал время, собирая крупноформатные таблицы и прочесывая сайты поиска работы для дополнительной информации, в которой я не нуждался.

Предложения должны иметь одну возможную интерпретацию и должны быть понятными для первоклассника. Это также справедливо для носителей языка и сделает Ваши запросы более понятными. Слова, за которые вы готовы заплатить 10 долларов, маскируют неточность.

Заметьте, что я попросил, чтобы он ответил, если он не понимал или у него были вопросы. Это - неправильный подход. Попросите, чтобы иностранные виртуальные помощники перефразировали задачи, чтобы подтвердить понимание перед начинанием.

^ 3. Я дал ему лицензию на напрасную трату времени.

Это снова приводит нас к контролю проблем. Запрашивайте обновление статуса после нескольких часов работы над задачей чтобы гарантировать, что задача понята и достижима. Некоторые задачи после первых попыток становятся невозможны.

^ 4. Я заранее устанавливал крайний срок в 1 неделю.

Используйте Закон Паркинсона и назначьте задачи, которые должны быть закончены в течение не больше, чем 72 часов. Мне больше всего везло с 48 и 24 часами. Это - другая неотразимая причина использовать маленькую группу (три или больше), а не единственного человека, который может стать перезагруженным с возникшими в последнюю минуту запросами от большого количества клиентов.

Использовать короткие крайние сроки не означает избегать больших задач (например, создание бизнес-плана), а скорее разламывать их на меньшие кусочки, которые могут быть закончены за меньшие отрезки времени (схемы, конкурентоспособные резюме исследования, главы, и т.д.).

^ 5. Я дал ему слишком много задач и не установил порядок важности.

Я советую посылать одну задачу за один раз когда бы ни было возможно, и не больше двух. Если Вы хотите чтобы Ваш компьютер завис или сломался, откройте 20 окон и программ одновременно. Если Вы хотите сделать то же самое с Вашим помощником, назначьте ему дюжину задач, не располагая их по приоритетам. Вспомните нашу молитву: Устраните прежде, чем Вы делегируете.

Как выглядит хорошее письмо с поставленной задачей Вашему виртуальному помощнику? Следующий пример недавно послали индийскому виртуальному помощника, чьи результаты нельзя назвать никак иначе, как захватывающие:

Дорогой Совмя.

Спасибо. Я хотел бы начать со следующей задачи.

ЗАДАЧА: я должен найти имена и электронные почты редакторов мужских журналов в США (например: «Maxim», «Stuff», «GQ», «Esquire», «Blender» и т.д.), которые также написали книги. Примером такого человека может быть А.Я. Якобс, который является главным редактором в журнале «Esquire» (www.ajjacobs.com). У меня уже есть его информация и мне нужно больше людей, таких как он.

Ты можешь сделать это? Если нет, пожалуйста сообщи об это. Пожалуйста ответь и подтверди то, что ты планируешь сделать, чтобы закончить эту задачу.

^ КРАЙНИЙ СРОК: Так как я тороплюсь, начинай после своего следующего электронного письма и остановись в 3 часа и скажи мне, какие ты получил результаты. Пожалуйста начни эту задачу сейчас, если возможно. Крайний срок этих 3 часов и сообщения с результатами – конец дня по восточно-американскому времени, понедельник.

Спасибо за Ваш самый быстрый ответ,

Тим

Коротко, мило, и по сути. Понятное написание, и поэтому понятные команды, приходят из чистых и понятных размышлений. Размышляйте просто.

• • •

В следующих нескольких главах навыки коммуникации, которые Вы развиваете с нашим виртуальным помощником, будут применены к намного большей и неприлично выгодной игровой площадке: автоматизации. Степень, до которой Вы будете делегировать, сделает делегирование похожим на рисование пальцами.

В мире автоматизации не все бизнес модели созданы равными. Как Вы собираете бизнес и координируете все его части, не поднимая пальца? Как Вы автоматизируете наличные депозиты на своем банковском счете, избегая самых частых проблем? Это начинается с понимания вариантов, искусства уклонения от потока информации, и того, что мы зовем "музами".

Следующая глава - проектирование первого шага: продукт.




^ 1. Найдите помощника - даже если Вы в нём не нуждаетесь.

Развивайте комфортные ощущения от командования, и от того, что Вами никто не командует. Начните с одноразового испытательного проекта или небольшого повторяющегося задания (предпочтительно, ежедневного).

Следующие сайты, объединенные в группы по признаку местоположения, являются очень полезными ресурсами в выполнении этой задачи.

^ США и Канада (20 $ в час +)

http://assistu.сom/client/client_how.shtml

http://www.yourvirtualresource.com/looking_for_a_va.htm

http://ivaa.org/RFP/index.php

http://www.canadianva.net/files/va-locator.html (в Канаде)

www.onlinebusinessmanager.com


^ Северная Америка и Весь мир(4 $ в час +)

www.elance.com (Поиск «виртуальных помощников», «личных помощников», и «исполнительных помощников»). Обзор обратной связи от клиентов на Elance дал мне возможность найти моего лучшего ВП на данный момент, который стоит 4 $ в час.


Индия

www.b2kcorp.com (15 $ в час +) От Fortune 10 нефтяных компаний Fortune 500 клиентов до Большой Пятерки бухгалтерских фирм и членов американского Конгресса. Brickwork может обработать всех их. Это отражено в стоимости их услуг – только для бизнесов. Никакой доставки цветов для тетушки.


www.yourmaninindia.com (6.25 $ в час +) YMII обрабатывает как деловые, так и личные задачи и может работать с Вами в режиме реального времени (там есть люди, которые работают 24/7), и могут завершить работу, пока Вы спите. Знание английского языка и эффективность работы сильно различается от ВП к ВП, так что для начала проведите им собеседование, прежде чем отдавать им важную работу.

^ 2. Начните с малого, но думайте о большой цели.

Тина Форсайт, сетевой коммерческий директор (высокоуровневый ВП), которая помогает клиентам с шестизнаковыми доходами достигать семизнака с помощью пересмотра бизнес моделей, дает следующие рекомендации:

• Посмотрите на свой список дел - что находится там дольше всего?

• Каждый раз, когда Вас отвлекают или Вы меняет задачу, спросите: «ВП может сделать это?»

• Определите точки боли - что вызывает в Вас наибольшее огорчение и скуку?

Вот несколько общих потребителей времени в малых предприятиях с сетевым представительством:

• Добавление статей, чтобы привлечь трафик на сайт и сделать список рассылки

• Участие или модерирование форумов и досок объявлений

• Управление аффилиатными программами

• Создание информационного наполнения и опубликование информационных бюллетеней и написание статей в блогах

• Установление фактов и исследования для выхода на новые рынки или анализ результатов текущих маркетинговых мер

Не ожидайте чудес от одного ВП, но и не ожидайте от него слишком мало. Позвольте ему немного выйти из под контроля. Не назначайте дерьмовые задания, которые приводят к тому, что потребляют время, вместо того, чтобы экономить его. Мало рационального в том, чтобы тратить 10-15 минут, посылая электронную почту в Индию, чтобы узнать расценки на авиабилеты, когда Вы могли сделать то же самое онлайн за 10 минут и избежать всех последующих раскачиваний.

Раздвиньте границы вашей зоны комфортности – это главный смысл этого задания. Вы всегда можете сами исправить или сделать дело, если ВП оказывается неспособным на это, так проверьте же пределы их возможностей.

^ 3. Определите для себя пять больше всего отнимающих Ваше время нерабочих дел и пять личных дел, которые Вы могли бы делегировать для прикола.





^ Используйте «Бутерброд Критики» (2 Дня и Еженедельно)

Шансы хороши, когда кто-то --- сотрудник это, босс, клиент, или кто-то другой --- делает кое-что раздражающее. Вместо того чтобы избегать разговора из страха перед конфронтацией, давайте обернем это в нашу пользу и попросим, чтобы они перестали это делать. Однажды в день, в течение двух дней, и затем каждый четверг (с понедельника до среды слишком напряженно, а пятница - слишком расслабленный день) в течение следующих трех недель, делайте то, что я называю "Бутерброд Критики" с кем-то. Добавьте это задание в календарь. Это упражнение называется Бутерброд Критики, потому что Вы сначала хвалите человека за что-нибудь, а затем критикуете, и в конце снова плавно переходите на похвалу, чтобы закрыть болезненную тему. Вот пример с начальником или боссом, с ключевыми словами и выделенными фразами.


^ Вы: Привет, Мара. У Вас есть секунда?

Мара: Конечно. Что случилось?

Вы: Во-первых, я хотел поблагодарить Вас за то, что помогли мне с учетной записью MeelieWorm [или что угодно другое]. Я действительно ценю Вас за то, что Вы показываете мне как надо работать. Вы действительно разбираетесь в технических штучках.

^ Мара: Нет проблем.

Вы: Хотел сказать ещё кое-что.15 Большое количество работы валится на всех, и я чувствую себя16 немного разбито. Обычно, приоритеты действительно понятны мне17, но у меня недавно были сложности с выяснением того, какие задания являются самыми важными в моём списке дел. Вы могли бы мне помочь, указывая на самые важные элементы, и ставя число в зависимости от того, что важнее? Я уверен, что это касается только меня18, но я действительно оценил бы это, и я думаю, что это помогло бы мне.

Мара: Ммм… я посмотрю, что я могу сделать.

Вы: Это много значит для меня. Спасибо. И, пока я не забыл19, презентация на прошлой неделе было превосходна.

Мара: Вы действительно так думаете? Бла-бла-бла...

3761829084899933.html
3761879422468496.html
3761974282753320.html
3762046083174235.html
3762089218481375.html